Easy Flow 事務性表單基本操作教學

I、第一次登入

    1、更改密碼

        **此視窗部分使用者會自動彈跳,依照步驟填入新密碼即可**

        第一次登入系統需要重新設定密碼,

        點擊左方欄位 "使用者權限管理" -> "登入者建立與密碼變更作業"

        該程式會出現在右邊框架

        點擊 編輯

        將欲更改的密碼填入,確認後點擊 儲存

        儲存完成後,下次登入時需要使用新密碼。

    2、設定個人資訊

        點擊 個人區->個人資料修改 ,確認資料正確性,請務必確認下列資訊

        (1)手機號碼:個人公司使用手機號碼
        (2)分機號碼:公司個人分機號碼
        (3)信箱驗證帳號:公司使用Mail帳號(即Mail登入帳號)
        (4)信箱驗證密碼:公司使用Mail密碼(即Mail登入密碼)

II、基本操作介面介紹

    **觀念:框架中任何一個網頁皆視為一個程式**

    Easy Flow中將任何一個功能皆視為一個程式,每一個程式皆有一組程式代號。

    例如圖中的 "登入者建立與密碼變更作業" 其程式代碼為 ADMI10

    1、首頁上方

        首頁上方為常用功能。

        中間部分連結為使用者經常使用連結,快速連結皆在此處。

        右邊部分三個按鈕屬性如下:

        :回到首頁

        :加入我的最愛

        :登出 Easy Flow

    2、首頁左方

        左方欄位為 Easy Flow 功能表列,使用者可以使用的功能皆會顯示於此。

        RES電子表單模組:

            Easy Flow電子表單功能。

        表單追蹤處理:

            任何簽核紀錄的表單皆會在此,使用者透過此追蹤或進行簽核。

        常用作業:

            使用者長期使用的程式皆會顯示於此。

        進階選項:

            使用者知道程式代碼可在此直接鍵入快速啟動。

 

    3、首頁右方

        使用者使用的程式皆會顯示於此,

        圖片中範例為預設首頁,開啟時預設為一個頁籤。

        使用者至多可一次同時瀏覽八個頁籤。

    4、首頁下方

        下方顯示框架附加功能,屬性說明如下

        切換功能表樣式:可切換功能表樣式

        隱藏訊息視窗:隱藏上方框架

        隱藏功能表:隱藏左方功能表列

III、事務性表單操作環境

    1、表單環境說明

    本範例中使用 "名片申請單" 為範例

    所有事務性表單皆會放在"電子表單清單"中且會依照類別分類協助使用人快速尋找。

    從中點擊個人需要使用的表單,例如範例圖片中的名片申請單。

    欄位說明:

    黃色欄位  :為必填欄位,沒有填寫該表單一定無法送出

    人員開窗:點擊後會列出人員列表,依照性質選擇對應人員

功能開窗:依照欄位性質列出可選擇選,使用者依照需求選擇

        事務性表單編輯時上方有多個按鈕選項,

    傳送:將填寫好的表單送出進入簽核程序

    草稿儲存:將此表單儲存到草稿區,似Outlook信件功能

    附件:將需要附加的檔案附加到此表單中,例如照片或是佐證資料

    說明:Easy Flow官方說明

    表單性質:觀看此表單的性質

    解析&流程設定:模擬送出表單後的流程 **某些流程不會顯示出來,送簽核時才會顯示**

    重要性:依照狀況選擇其重要性

        2、拋單範例    ** 拋單範例 ** 

    以下展示方式使用名片申請單

        (1)完成表單內容

            此表單範例主旨為預設產生,不需要填表人填寫

        (2)查詢簽核流程

            點擊 查詢表單流程,

            此範例中可以看到整個簽核流程只有一個關卡,

            此關卡主要關係人為 DS系統管理員。

        (3)附加檔案

            依照狀況決定是否要附加檔案

        (4)傳送表單

            點擊 傳送表單,此表單正式進入簽核程序

    3、專有名詞解釋

        (1)表單關係人:表示此表單的主要關係人,即申請人。

        (2)申請人:表示該表單的主要提出人。

        (3)填表人:表示填寫該表單的人,未必為申請人。

IV、簽核人員操作環境

    1、手機部分

        (1)IOS

 

        (2)Android

 

    2、網頁部分

        本範例使用名片申請單進行說明並依照 III-2 情境說明

        (1)表單關係人部分

           

        (2)簽核人員部分

            點擊表單追蹤處裡或在首頁中可以看到系同提醒有新表單需要進行簽核

            點擊收件資料夾可以看到尚未簽核表單

            點擊該表單進行簽核動作,可以看到該表單訊息。

                        *以下針對表單列表中按鈕進行說明

            准:准許此次申請
            不准:退回此次申請

            附件:檢視附件內容

            加簽: 加入新簽核人員到該簽核人員的下一關

            向前加簽: 加入新簽核人員到該簽核人員的上一關

            說明:Easy Flow 官方說明

            表單性質:列出該表單的參數設定

            流程設定:檢視該流程的簽核過程

            轉會: 使用新流程完成此張表單簽核

            轉寄: 將此次簽核資料副本一份給其他人員存查

            上一筆:上一筆簽核資料

            下一筆:下一筆簽核資料

            歷史簽核記錄總表: 該簽核人員先前簽核資料

            回到列表:回到收件列表頁

           

V、流程表單追蹤